Optimisez votre organisation : Avantages des tampons encreurs

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Depuis plusieurs années, développement durable et dématérialisation sont les maîtres mots des espaces de bureaux. Cependant, cela n’empêche pas qu’une partie importante du travail de l’entreprise continue de se faire sur des supports physiques. Le travail « hors ligne » reste nécessaire et peut même prendre du temps lorsqu’il s’agit de traiter une grande quantité de documents. Heureusement, il existe des outils qui peuvent aider à augmenter l’efficacité et la productivité d’une organisation. Un tel outil en évidence est le tampon encreur. Voici les avantages et les utilisations de cet outil.

Le tampon encreur, un fidèle compagnon des tâches administratives

Combien de temps passez-vous à annoter, assister, adresser, approuver ou signer des documents ? Si vous travaillez dans une entreprise, vous faites certainement ces activités pendant la journée. Celles-ci peuvent rapidement devenir répétitives et chronophages, il est donc préférable d’adopter des outils utiles. Lire aussi : Bachelor en Management du Luxe : on vous dit tout !. Cela vous permet de rationaliser les processus et de maintenir la cohérence dans le traitement des documents internes ou externes. C’est là que les tampons encreurs entrent en jeu.

Simples, rapides et efficaces, ils participent à l’organisation et à la communication de l’entreprise. De plus, l’utilisation de tampons encreurs offre un degré supplémentaire de professionnalisme. Il offre évidemment une meilleure lisibilité, cohérence aux documents et contribue donc à améliorer l’image d’une entreprise. Des plateformes spécialisées comme Otypo proposent un large catalogue de tampons professionnels. Des outils intuitifs sont également disponibles pour créer vos propres tampons encreurs personnalisés en ligne.

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Un tampon encreur pour toutes les tâches

En plus des avantages mentionnés ci-dessus, le tampon encreur peut également vous permettre de :

Router des documents

Lorsque des documents doivent circuler en interne entre différents services ou départements, les tampons encreurs peuvent permettre de mieux contrôler leur traitement. De cette façon, chaque étape du processus est explicitement visible. Les tampons de formule standard permettent de transmettre rapidement des informations et de connaître l’état de traitement d’un document.

Dater des documents

Un horodatage vous aide à travailler selon un calendrier précis et à respecter les délais. Bons de commande, bons de livraison ou factures, la datation est importante pour accélérer le traitement des documents.

Viser ou signer des documents

Si vous devez tamponner ou signer un grand nombre de documents, l’utilisation d’un tampon encreur rendra cette tâche beaucoup plus facile. De plus, en cas d’absence ou d’empêchement, le signataire peut déléguer à un tiers le soin de signer en son nom, laissant ainsi accès à son propre cachet « signature ».

Rappeler des informations légales

Sur les documents à usage extérieur, un tampon encreur personnalisé peut être utilisé comme tampon commercial. Certaines mentions telles que le statut juridique ou l’immatriculation de la société sont obligatoires dans les documents commerciaux ou officiels. L’utilisation de ce tampon vous permet également de les rappeler facilement et rapidement.

Communiquer

Un tampon encreur peut être utilisé pour véhiculer l’image d’une entreprise et participer à sa stratégie commerciale. En affichant un logo, un QR code ou un slogan, il peut être utilisé comme une véritable carte de visite pour une entreprise et ainsi augmenter sa visibilité.

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Une multitude de tampons encreurs

Les tampons encreurs professionnels sont disponibles dans de nombreuses tailles et matériaux différents, que vous recherchiez un tampon personnalisé ou un tampon standard. Vous avez un large choix avec des modèles à usage intensif, des encres de différentes couleurs, des cadres auto-encreurs ou encore des encrages manuels.

Tampon formule

Simple, peu coûteux et intuitif, un tampon encreur formule reste l’un des grands classiques pour les tâches administratives. « REÇU LE », « VALIDÉ », « ANNULÉ », « URGENT », « COPIE » ou encore « PAYÉ », existent en format simple ou multifacette en jonglant avec différentes annotations.

Tampon encreur dateur et numéroteur

La datation ou la numérotation des documents commerciaux permet de mieux tracer et garantit l’authenticité des informations apposées. Un tampon encreur numérique vous aide à travailler avec précision et cohérence.

Tampon encreur personnalisé

Le tampon encreur personnalisé élargira encore plus les possibilités tout en restant au plus proche de l’image de l’entreprise. Vous pouvez ajouter du texte avec toutes les informations légales relatives à une entreprise, mais aussi importer un logo, une signature, un QR code pour créer un tampon ou une carte de visite à usage externe. Les tampons personnalisés sont simples à créer et répondent à tous les besoins.

Kévin

Je travaille dans la division des ressources humaines d’une entreprise de plus de 200 employés ! La direction me connaît 🙂

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